De gehele procedure tot plaatsing van een kind bij Zomerkind bestaat uit de volgende stappen:

1. Ouders en/of verwijzers oriënteren zich op het KDC van Stichting Zomerkind. Deze oriëntatie kan plaats vinden door het bekijken van de website, het lezen van de folder (zie bijlage 3 B) en/of de nieuwsbrieven (zie website). Op de website staat een overzicht met veelvoorkomende vragen, die voor ouders relevant zijn om te beslissen over een eventuele aanmelding. Teamleider is het aanspreekpunt voor ouders en/of verwijzers die meer informatie willen. Dit kan eventuele telefonisch of door middel van een persoonlijke afspraak met de teamleider op de locatie voor een rondleiding.

2. Ouders beslissen tot aanmelding. Hiertoe dient het aanmeldingsformulier dat op de site staat ingevuld te worden. Indien verwijzers het aanmeldingsformulier invullen, dient het formulier door ouders mede ondertekend te worden. Dit formulier kan per mail of per post naar Stichting Zomerkind verstuurd worden. Bij het aanmeldingsformulier dienen ouders diverse bijlagen mee te sturen. Dit betreffen kopieën van identiteitsbewijs van het aangemelde kind en een kopie van indicatiebesluit van het CIZ. Aanmeldingsformulieren worden in volgorde van binnenkomst beoordeeld.

3. De teamleider voert een eerste screening uit om te bepalen of wij een aangemeld kind voldoende kunnen bieden, of een kind past bij de groep, wat betreft leeftijd in de doelgroep past en of het kind over de juiste (geldige) indicatie beschikt.

• Bij afwijzing: Teamleider laat dit telefonisch weten aan ouders, waarbij de reden van afwijzing wordt toegelicht. Indien blijkt dat verdere aanmelding niet zinvol is, zal getracht worden om de betreffende ouder cq verzorger door te verwijzen naar een andere zorgaanbieder, MEE, Bureau Jeugdzorg, etc.
• Bij positieve screening gaat de verdere intake procedure van start.

4. Teamleider maakt telefonisch een afspraak met ouders al dan niet in aanwezigheid van de verwijzer op het KDC. Telefonisch wordt de plaatsingsprocedure toegelicht en geeft de teamleider een indicatie wanneer er naar verwachting een plekje vrij komt (in volgorde van binnenkomst aanmeldingen) op het KDC.

Teamleider vraagt direct bij ouders aanvullende informatie op. Hierbij kan gedacht worden aan rapportage van de huidige zorgaanbieder (KDC), medische verslagen van de behandeld arts en revalidatie arts, diagnostische verslagen, eventueel aanwezige verslagen van betrokken therapeuten en andere relevante informatie. Deze aanvullende informatie dient voorafgaand aan het kennismakingsgesprek in het bezit van de teamleider te zijn.

Indien er in de toekomst sprake is van een wachtlijst, bepaalt de teamleider in hoeverre het verder doorlopen van de plaatsingsprocedure zinvol is. Teamleider beheert een eventuele wachtlijst.

5. Teamleider heeft het kennismakingsgesprek met ouders. Verwijzers kunnen hier met toestemming van ouders bij aanwezig zijn. Het betreffende kind is hier niet bij aanwezig. De door ouders aangeleverde rapportage kan nader besproken worden. Teamleider en orthopedagoog dienen een beeld van het kind te krijgen, waarbij ook de achterliggende problematiek van het kind en de hulpvraag van ouders duidelijk moet worden. Ondersteunend in dit gesprek is het communicatieprofiel dat onderdeel uit maakt van het kinddossier.

Indien dit eerste gesprek onvoldoende duidelijkheid geeft over de beeldvorming van het kind, kan besloten worden tot een tweede gesprek met teamleider of orthopedagoog. Dit gesprek kan eventueel ook in de thuissituatie plaats vinden. Ook kan in overleg met ouders besloten worden dat het aangemelde kind bij deze afspraak aanwezig is. Er kan in overleg met ouders besloten worden tot het opvragen van informatie bij derden. Ouders dienen hier een akkoordverklaring voor te tekenen, alvorens deze informatie opgevraagd mag worden.

6. De kindkenmerken/ zorgvraag van het aangemelde kind en de situationele factoren worden middels het communicatieprofiel intern besproken. Argumenten voor een eventuele plaatsing worden op een rij gezet. Ondanks het uitgangspunt dat elk kind, passend in de doelgroep, welkom is op het KDC Plus, kiest Stichting Zomerkind er bewust voor onderzoek te doen voorafgaand aan de plaatsing van een kind. Het streven is om zorg op maat te leveren, waarbij een goede match tussen hulpvraag en zorgverlening essentieel is. Verwachtingen kunnen uitgesproken worden en knelpunten kunnen inzichtelijk gemaakt worden.

Een samenvattende beeldvorming van de teamleider en orthopedagoog leidt ertoe dat er een beslissing over wel/niet plaatsen genomen wordt. In deze weging wordt niet alleen de zorgvraag en behoefte van een eventueel nieuw kind meegenomen, maar ook de huidige samenstelling van de groep kinderen en de wisselwerking hiertussen.

7. Ouders worden telefonisch op de hoogte gesteld door de teamleider over de beslissing van wel of niet plaatsen. Teamleider licht dit toe en zal eea schriftelijk bevestigen. In geval van plaatsing spreekt de teamleider met ouders af per wanneer de plaatsing in gaat. Teamleider wijst ouders op het informatiepakket dat naar hen toegestuurd zal worden. Dit pakket bestaat naast een welkomstbrief, waarin o.a. vermeldt wordt waar op de website diverse reglementen te vinden zijn, ook de zorgovereenkomst (PGB contract), diverse onderdelen van het ondersteuningsplan (algemene informatie, calamiteiten overzicht, medicatielijst en (medicatie)protocollen) en een antwoordenveloppe. Ouders dienen deze informatie ingevuld terug te sturen. Teamleider bewaakt dit proces en zal na akkoord van de zorgovereenkomst een persoonlijk begeleider vragen ouders uit te nodigen voor een gesprek. De termijn waarop dit plaats vindt is afhankelijk van de plaatsingsdatum.

8. Persoonlijk begeleider heeft een gesprek met ouders bij voorkeur in aanwezigheid van het kind, zodat ook met elkaar op de groep gekeken kan worden. De door ouders teruggestuurde informatie wordt met elkaar doorgenomen, waarna de persoonlijk begeleider na het gesprek het eerste deel van het ondersteuningsplan kan vast leggen. De persoonlijk begeleider stemt met ouders af hoe en op welke wijze een eventuele wenperiode na de plaatsingsdatum ingevuld kan worden. Ook wordt gelijk een afspraak gemaakt voor over zes weken om het eerste ondersteuningsplan met ouders te bespreken.

9. Het kinddossier wordt aangemaakt.

10. Feitelijke plaatsing van het kind op het KDC.