De gehele procedure tot plaatsing van een kind/jongvolwassene bij Zomerkind bestaat uit de volgende stappen:
1. Ouders en/of verwijzers oriënteren zich op Stichting Zomerkind. Op de website staat een overzicht met veelvoorkomende vragen, die voor toekomstige ouders relevant kunnen zijn. Het managementteam is het aanspreekpunt voor ouders en/of verwijzers, die meer informatie willen. Dit kan telefonisch of door middel van een persoonlijke afspraak op één van beide locaties voor een rondleiding.
2. Ouders beslissen tot aanmelding en vullen het aanmeldingsformulier in. Ouders ondertekenen het formulier altijd, ook als dit door derden is ingevuld. Het aanmeldformulier en diverse verplichte bijlagen kunnen via de website geupload worden en ingestuurd worden (samen met een kopie van identiteitsbewijs van het kind of de jongvolwassene die aangemeld wordt en een kopie van indicatiebesluit van het CIZ). (staat verkeerd op de betreffende internet pagina, staat twee keer ruimte voor uploaden id, met ook 1 keer indicatiebesluit zijn). Aanmeldingsformulieren worden in volgorde van binnenkomst behandeld.
3. Het managementteam voert een eerste screening uit om te bepalen of Zomerkind een aangemeld kind of jongvolwassene voldoende kan bieden, of een kind/jongere bij de groep past en tot de doelgroep behoort (qua leeftijd, indicatie, beperkingen en mogelijkheden).
• Bij afwijzing: Teamleider laat dit telefonisch weten aan ouders, waarbij de reden van afwijzing wordt toegelicht. Indien mogelijk zal getracht worden door te verwijzen naar een andere zorgaanbieder, MEE, Bureau Jeugdzorg, etc.
• Bij positieve screening gaat de verdere intake procedure van start.
4. Teamleider maakt telefonisch een afspraak met ouders al dan niet in aanwezigheid van de verwijzer. Telefonisch wordt de plaatsingsprocedure toegelicht en geeft de teamleider een indicatie of en wanneer er naar verwachting een plekje vrij komt op het KDC of OC. Indien er sprake is van een wachtlijst voor de betreffende Zomerkind locatie, bepaalt de teamleider in hoeverre het verder doorlopen van de plaatsingsprocedure zinvol is of dat dit pas op een later moment opgepakt zal worden. Teamleider beheert een eventuele wachtlijst.
Indien de procedure vervolgd wordt, vraagt de teamleider direct bij ouders aanvullende informatie op. Hierbij kan gedacht worden aan rapportage van een eventuele huidige zorgaanbieder, medische verslagen van de behandeld arts en/of revalidatie arts, diagnostische verslagen, eventueel aanwezige verslagen van betrokken therapeuten en andere relevante informatie.
5. Teamleider en/of orthopedagoog hebben een kennismakingsgesprek met ouders. Verwijzers kunnen hierbij met toestemming van ouders aanwezig zijn. Kinderen of jongvolwassenen zijn hier niet bij aanwezig, zodat de ouders aangeleverde rapportage nader besproken kan worden. De problematiek van het kind / jongvolwassene zal duidelijk moeten worden en hulpvragen van ouders worden besproken.
Indien dit eerste gesprek onvoldoende duidelijkheid geeft over de beeldvorming van het kind of de jong volwassene kan besloten worden tot een tweede gesprek met teamleider of orthopedagoog. Dit gesprek kan zowel op de locatie zijn of in de thuissituatie, mogelijk ook in aanwezigheid van het kind of de jongvolwassene. Zo nodig wordt er, bij akkoord van ouders, nog verdere informatie bij derden opgevraagd.
6. De beeldvorming van het kind / jongvolwassene, zorg- en hulpvragen van ouders en verdere situationele factoren worden intern besproken. Het streven is om zorg op maat te leveren, waarbij een goede match tussen hulpvraag en zorgverlening essentieel is. Verwachtingen kunnen uitgesproken worden en knelpunten kunnen inzichtelijk gemaakt worden. Een samenvattende beeldvorming van de teamleider en orthopedagoog leidt ertoe dat er een beslissing over wel of niet plaatsen genomen wordt. In deze weging wordt niet alleen de zorgvraag en behoefte van een nieuw aangemeld kind / jongvolwassene meegenomen, maar ook de huidige samenstelling van de groep kinderen / jongeren en de wisselwerking hiertussen. Zomerkind moet voor iedereen een passende plek zijn!
7. Ouders worden telefonisch op de hoogte gesteld door de teamleider over de genomen beslissing omtrent plaatsing. Teamleider licht dit toe en zal eea schriftelijk bevestigen. In geval van plaatsing spreekt de teamleider met ouders af per wanneer de plaatsing in gaat. Ook wordt gezamenlijk op een rij gezet wat er voor de start geregeld moet worden (bijvoorbeeld mbt vervoer) en welke informatie nog overgedragen moet worden. De zorgovereenkomst moet getekend worden en noodzakelijke protocollen en formulieren moeten ingevuld worden. Teamleider koppelt een persoonlijk begeleider aan het kind / jongvolwassene.
8. Persoonlijk begeleider heeft een gesprek met ouders bij voorkeur in aanwezigheid van het kind / jongvolwassene, zodat ook met elkaar op de groep gekeken kan worden. De door ouders teruggestuurde informatie wordt met elkaar doorgenomen, waarna de persoonlijk begeleider na het gesprek het eerste deel van het ondersteuningsplan kan vast leggen. De persoonlijk begeleider stemt met ouders af hoe en op welke wijze een eventuele wenperiode na de plaatsingsdatum ingevuld kan worden. Ook wordt gelijk een afspraak gemaakt voor over zes weken om het eerste ondersteuningsplan met ouders te bespreken.
9. Het dossier wordt aangemaakt.
10. Feitelijke plaatsing van het kind op het KDC of een jonfvolwassene op het OC.